Quelles sont les tâches courantes de gestionnaire de cabinet dentaire?
Lorsque les patients repensent à une expérience positive dans un cabinet dentaire, ils pensent souvent au dentiste ou à l’hygiéniste dentaire qui les a traités. Mais une expérience positive pour le patient commence bien avant cela, avec le directeur de bureau.
Un directeur de cabinet dentaire travaille avec les patients et le personnel pour aider à gérer un cabinet dentaire organisé, positif et accueillant. Que vous cherchiez à embaucher un directeur de cabinet dentaire ou à mieux soutenir votre équipe actuelle, savoir comment devenir directeur de cabinet dentaire et ce qui fait un directeur de cabinet dentaire efficace peut vous aider à améliorer l’efficacité de votre cabinet et l’expérience des patients.
Définition du rôle : Gestionnaire de cabinet dentaire 101
Les tâches et les rôles des gestionnaires de cabinet dentaire peuvent être légèrement différents, selon la taille de votre cabinet. Par exemple, le directeur du cabinet dentaire peut déléguer plus souvent dans un grand bureau, alors qu’il peut adopter une approche plus pratique dans les petits cabinets.
Les tâches typiques des gestionnaires de cabinets dentaires comprennent :
- Intégration et planification du personnel
- Prendre rendez-vous avec les patients
- Communiquer avec les patients
- Gérer le bureau au quotidien.
Nous allons décomposer à quoi ressemble chacune de ces tâches dans un instant.
Caractéristiques d’un gestionnaire de cabinet dentaire qui réussit
Bien que diverses personnes et types de personnalité puissent réussir en tant que gestionnaires de bureau, ils ont tendance à avoir quelques caractéristiques fondamentales en commun.
Ces caractéristiques comprennent :
- Leader digne de confiance – Les recherches indiquent que la qualité la plus importante que les employés apprécient chez les gestionnaires est la fiabilité. À long terme, les employés préfèrent avoir un patron qui les pousse fort et les soutient plutôt qu’un patron qui leur demande moins, mais qui ne peut pas être digne de confiance dans des situations professionnelles ou personnelles difficiles.
- Résolveur proactif de problèmes – Qu’il s’agisse de trouver un moyen plus efficace de prendre rendez-vous ou de résoudre un problème de planification à la volée, le meilleur gestionnaire de cabinet dentaire sort des sentiers battus pour résoudre les problèmes de manière proactive au fur et à mesure qu’il les rencontre.
- Communicateur clair – Dans leur rôle de gestionnaire communiquant avec le personnel et de représentant de bureau communiquant avec vos patients, les directeurs de cabinet dentaire passent beaucoup de temps à parler aux gens. S’ils peuvent communiquer clairement, directement et positivement, cela profitera à l’ensemble du bureau. De plus, la recherche montre que les patients évaluent leur expérience plus haut lorsque les professionnels qu’ils rencontrent lors de leur visite montrent une volonté de les écouter, de mettre l’accent et de prendre le temps de communiquer clairement avec eux.
- Organisateur axé sur les détails – Qu’il s’agisse de commander à temps l’équipement et les fournitures de bureau essentiels ou de suivre les horaires de chacun, les meilleurs directeurs de cabinets dentaires créent des systèmes d’organisation clairs afin de ne jamais manquer un détail important, et leurs collègues non plus.
Bien que certaines personnes aient ces caractéristiques naturellement, il est également possible de les développer. Vous voudrez peut-être aider les adjoints administratifs actuels à devenir plus forts dans ces domaines jusqu’à ce qu’ils soient prêts à assumer le rôle de gestionnaire de bureau. Et en suivant cette voie, ils connaîtront déjà les tenants et aboutissants de votre cabinet dentaire.
Tâches typiques du directeur d’un cabinet dentaire
Comme mentionné ci-dessus, les tâches de directeur de cabinet dentaire peuvent varier selon la taille du cabinet et les forces uniques de votre personnel.
Les tâches de directeur de cabinet dentaire comprennent généralement :
- Communiquer avec les patients – Qu’ils communiquent directement avec les patients eux-mêmes ou qu’ils gèrent une équipe de réceptionnistes, les directeurs de bureau aident à planifier les rendez-vous des patients, à répondre aux questions des patients et à fournir des informations post-rendez-vous au besoin. Ils gèrent également les dossiers des patients.
- Marketing auprès des patients potentiels – Dans le cadre de son rôle de gestion des communications avec les patients, un gestionnaire de bureau peut également diriger ou superviser des efforts de marketing tels qu’un compte de médias sociaux ou un bulletin d’information comme stratégies de fidélisation des patients.
- Intégration et planification du personnel – Dans les petits bureaux, un directeur de cabinet dentaire peut assumer certaines tâches RH comme l’embauche de nouveaux membres du personnel et la planification de congés. Les gestionnaires de cabinets dentaires peuvent également aider à intégrer les nouveaux membres du personnel et à créer des horaires mis à jour.
- Gestion des affaires et des finances – Selon les besoins du cabinet, les gestionnaires de cabinets dentaires s’occupent d’un large éventail de tâches diverses de gestion de cabinets dentaires, y compris la commande de fournitures et la maintenance des systèmes informatiques utilisés. Par exemple, supposons que vous n’ayez pas de comptable interne pour la facturation. Dans ce cas, votre directeur de bureau peut s’assurer que le personnel reçoit des chèques de paie, que les fournisseurs reçoivent des paiements et que les patients et les fournisseurs d’assurance reçoivent les factures.
Le poste de directeur de cabinet dentaire joue également un rôle crucial dans la définition du ton du cabinet. Si les gestionnaires font preuve d’une attitude positive, d’une volonté d’aider leur équipe, d’un dévouement envers leurs clients et d’une grâce sous pression, cela constitue un exemple qui peut inspirer d’autres membres du personnel dentaire à se mobiliser également. Voici quelques conseils sur la façon dont on peut s’élever au rang de bon gestionnaire de cabinet dentaire.
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Sources :
Forbes. Description du poste de gestionnaire de bureau (2022) : Conseils et exemples. https://www.forbes.com/advisor/business/office-manager-job-description/
Revue internationale de gestion électronique des affaires. L’IMPORTANCE DE LA CONFIANCE DANS LES RELATIONS GESTIONNAIRE-EMPLOYÉ. https://www.researchgate.net/publication/319130798_THE_IMPORTANCE_OF_TRUST_IN_MANAGER-EMPLOYEE_RELATIONSHIPS
Association dentaire de la Nouvelle-Écosse. Communications avec les patients : Guide à l’intention des dentistes. https://www.cda-adc.ca/_files/practice/practice_management/patient_communications/guides/dentalguide-ns.pdf
