Cet article a été publié à l’origine en 2022 et mis à jour en 2023 pour de nouvelles pratiques exemplaires.
L’une des clés du succès de votre cabinet dentaire est la gestion des frais généraux. Notre rapport 2022 sur l’industrie dentaire a révélé que la réduction des coûts est une priorité pour les dentistes. Réduire les pourcentages de frais généraux de votre cabinet dentaire peut sembler intimidant, mais cela se résume en fait à six étapes simples. Quelles sont ces étapes? Et quelle devrait être votre ventilation des frais généraux? Nous répondrons à ces questions et vous fournirons les étapes à suivre pour mettre en œuvre un plan de gestion des frais généraux dans votre cabinet.
Étape 1 : Utilisez les données pour trouver les pourcentages de frais généraux de votre cabinet dentaire
Comme tout bon clinicien le sait, la création d’un plan de traitement efficace commence par une évaluation détaillée. De même, la première étape pour réduire les frais généraux de votre cabinet dentaire consiste à déterminer où vous en êtes et comment vos chiffres se comparent aux points de référence de l’industrie. Utilisez des indicateurs clés de rendement (IRC) pour mesurer et gérer votre pratique à l’aide de données fiables.
Dans un article paru dans Dental Economics, Mark J. Nadaud, CPA/ABV, conseiller en affaires dentaires, note que « l’identification, l’analyse et la mise en œuvre » des IRC sont un moyen essentiel, mais souvent négligé, de comprendre la santé économique d’un cabinet. « L’idée est d’être en mesure d’identifier, de suivre et d’analyser diverses mesures afin de prendre des décisions d’affaires plus éclairées et stratégiques », écrit Nadaud.
Nadaud recommande l’utilisation de rapports supplémentaires pour fournir des informations plus détaillées. « En plus des états financiers mensuels ou trimestriels, je recommande qu’un propriétaire obtienne des rapports supplémentaires pour lui permettre de suivre les statistiques de rendement afin de bien comprendre où se trouve actuellement la pratique, comment elle se compare aux périodes précédentes et si elle est conforme aux points de référence de l’industrie. » Ces données supplémentaires pourraient inclure la production par jour, le nombre de patients actifs, les nouveaux patients par mois et le taux d’acceptation du traitement.
Étape 2. Fouillez dans les données et demandez-vous « Pourquoi? »
Une fois que vous avez un aperçu de votre situation actuelle, il est important de creuser dans les données pour comprendre ce qui contribue à vos chiffres. Selon M. Nadaud, les frais généraux moyens d’un cabinet dentaire sont de 55% à 65%. Cela correspond à une étude de 2021 de Dental Buyer Advocates qui a révélé que les frais généraux médians de la pratique pour l’année étaient de 61,9%.
Une partie de ces frais généraux résulte de coûts fixes qui restent les mêmes, quel que soit le nombre de patients qui franchissent la porte. En revanche, les coûts variables, comme ceux des fournitures dentaires et des services de laboratoire dentaire, sont liés à la production. Les frais de laboratoire n’incluent pas seulement le prix sur vos factures. Si vous utilisez un laboratoire numérique très polyvalent, votre personnel n’aura pas à remplir de documents pour chaque commande et à perdre du temps à traiter et à expédier des moules et des empreintes physiques. Sans parler des coûts d’expédition incroyablement fluides (et souvent assez coûteux) que vous ne pouvez pas contrôler, à moins que vous ne passiez à un laboratoire numérique.
Et lorsqu’il s’agit d’autres dépenses de laboratoire surprenantes, les facteurs importants à considérer comprennent :
- Économies de coûts que vous pourriez réaliser en utilisant un réseau de laboratoires dentaires plus important ou une nouvelle technologie
- L’importance d’une communication claire pour assurer une bonne relation avec votre laboratoire
- Utilisation de photos pour assurer la qualité des travaux de laboratoire
- Mettre l’accent sur les détails pour répondre à des demandes claires
- L’importance de la rétroaction pour affiner vos préférences
D’autres coûts variables peuvent également inclure des facteurs qui ne sont pas toujours évidents. C’est pourquoi il est important de connaître le « coût réel » des fournitures en tenant compte de questions telles que :
- Retours de produits défectueux
- Articles surstockés en stock
- Frais d’expédition et de manutention
- Frais de réapprovisionnement
- Défaut de maximiser les offres gratuites
- Défaut de recevoir un crédit pour les erreurs commises par les fournisseurs
Frais généraux dentaires fixes ou variables
Chaque dépense peut être divisée en dépenses fixes ou variables. Les dépenses fixes sont celles qui ne peuvent pas être facilement modifiées, annulées ou réduites – cette rigidité peut être une source de pression financière sur le reste de votre cabinet. D’autant plus que l’industrie dentaire a souvent des frais généraux élevés. Néanmoins, le calcul simple fonctionne simplement : chaque 1% que vous économisez sur les frais généraux représente 1% de bénéfice supplémentaire.
Les dépenses fixes devraient représenter de 4 à 7% de votre coût de production. Il s’agit notamment du loyer, des assurances, des taxes et des services publics, des coûts que vous ne pouvez pas magasiner ou négocier à la baisse.
Les coûts variables sont l’endroit où vous pouvez trouver ces marges bénéficiaires supplémentaires, comme la paie, les frais de laboratoire et les fournitures. En raison de la pénurie de main-d’œuvre et de la Grande démission, les coûts comme les salaires et traitements des hygiénistes ont jusqu’à doublé. Mais l’embauche et la formation d’un remplaçant peuvent être encore plus coûteuses.
Les dépenses variables occuperont de 45 à 55% de vos coûts d’exploitation, et au fur et à mesure que vous serez plus précis dans la façon dont vous enregistrez les dépenses (salaires, fournitures, équipement, frais de laboratoire), vous pourrez obtenir plus d’informations sur la façon dont vous pourriez réduire les dépenses et améliorer les marges.
Étape 3. Déterminez vos pourcentages de frais généraux idéaux
Comme les coûts variables sont liés à la production, il est important de les considérer par rapport aux revenus générés. Dans un article pour Inside Dentistry, Richard P. Gangwisch, DDS souligne l’importance de cette relation : « Les dentistes doivent se méfier de réduire les coûts qui pourraient affecter leur production. Parfois, il faut dépenser de l’argent pour gagner de l’argent.
Une fois que vous avez une vue équilibrée des dépenses, tenez compte des points de référence de l’industrie pour les pourcentages de frais généraux et essayez de les ajuster pour que votre répartition soit similaire.
Pourcentages de frais généraux recommandés pour la pratique dentaire
Gangwisch dit qu’en général, la ventilation des frais généraux de votre cabinet dentaire devrait ressembler à ceci :
- Ratios salariaux : 20% à 24% dans l’ensemble
- Laboratoire : 8% à 10%
- Fournitures dentaires : 5% à 6%
- Installation : 4% à 6% pour les locataires; 5% à 8% pour les propriétaires
- Administratif général : 6% à 10%
- Marketing : 2% à 5%
- Salaire du médecin : 20% à 25%
- Dépenses de retraite, de réinvestissement et d’immobilisations : 20% à 25%
Étape 4. Créer et mettre en œuvre un plan pour réduire les pourcentages de frais généraux de la pratique dentaire
Une fois que vous avez compris vos coûts, vous pouvez vous concentrer sur les profits. La façon dont vous gérez vos coûts a un impact direct sur les profits, et bien que cela semble évident, il convient de préciser que seules les pratiques rentables restent en activité. Prioriser les dépenses excédentaires et réduire les frais généraux est la partie de la gestion qui vous permettra de rester rentable.
Selon M. Gangwisch, les cabinets dentaires peuvent réduire les frais généraux en suivant quelques étapes concrètes :
- Suivez l’efficacité des dépenses de marketing et réduisez celles qui sont sous-performantes.
- Envisagez de renégocier votre bail si vous êtes prêt à prendre un engagement à plus long terme.
- Comparez les prix des laboratoires, en gardant toujours la qualité comme priorité.
- Obtenez des soumissions de plusieurs compagnies d’assurance pour voir si vous pouvez économiser sur vos tarifs.
- Comparez les coûts des articles jetables et des articles non jetables qui peuvent être efficacement autoclavés.
- Renseignez-vous sur les économies potentielles de l’utilisation d’un seul fournisseur pour toutes vos fournitures.
- Utilisez un système de contrôle des stocks qui vous permet d’avoir toujours ce dont vous avez besoin sans excédent.
- Payez vos factures à temps pour éviter les frais financiers qui peuvent s’accumuler rapidement.
- Maintenez un flux de trésorerie stable grâce à une politique de recouvrement efficace et à des options de crédit pour les patients qui ont de la difficulté à payer.
Maintenant, rappelez-vous : il est plus coûteux, avec le marketing, la sensibilisation et les relations d’affaires, d’acquérir un nouveau client que de fidéliser un client existant. Et comme les références sont un énorme moteur de l’activité dentaire, il est essentiel de s’assurer que la réduction des coûts ne diminue pas l’expérience du patient.
Un moral élevé du personnel mène à la satisfaction des patients – essayez de ne pas réduire les coûts qui rendent le travail de vos employés plus difficile. Si vous pouvez enlever l’expédition des mains de quelqu’un, pensez-y. Examinez attentivement vos flux de travail et vos outils et décidez : y a-t-il des domaines où vous pouvez apporter des changements pour améliorer l’efficacité? Tenez également compte des temps d’attente. Seulement 37% des jeunes patients sont satisfaits de l’attente chez leur dentiste actuel. Comment pouvez-vous garder ces patients heureux et de retour avec des outils dentaires numériques qui réduisent le temps passé au fauteuil et simplifient les flux de travail? Si vous utilisez déjà des outils numériques comme un scanner intraoral, votre laboratoire est-il entièrement optimisé pour utiliser des scans numériques?
Étape 5. Communiquez le nouveau plan à votre équipe
Lorsque tous les employés de votre bureau comprennent le pourquoi de votre régime, ils peuvent vous offrir un meilleur soutien. Organisez régulièrement des réunions d’équipe pour examiner les progrès et demander la rétroaction de tous les membres de votre équipe. Ils peuvent identifier des faiblesses dans votre flux de travail, votre chaîne d’approvisionnement ou vos processus de laboratoire que vous avez manqués. Lorsque vous encouragez tout le monde à s’exprimer et à participer aux efforts visant à réduire les frais généraux, vous fournissez le leadership dont votre équipe a besoin pour aider l’entreprise à réussir.
Étape 6. Abordez toutes les options avec un esprit ouvert
Au lieu de résister à la courbe d’apprentissage qui pourrait venir avec les nouvelles technologies telles qu’un scanner dentaire numérique, adoptez-la en sachant qu’elle vous aidera à long terme.
- Embauchez de bons candidats capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Au lieu de vous concentrer uniquement sur le recrutement de personnes ayant de l’expérience en cabinet dentaire, réfléchissez aux autres expériences et compétences qui pourraient profiter à votre cabinet. Par exemple, si vous avez un poste de réceptionniste à pourvoir, considérez un candidat qui a de l’expérience en service à la clientèle, mais qui pourrait également être en mesure de vous aider avec le marketing des médias sociaux. Vous avez besoin d’un gestionnaire de bureau qui fera fonctionner votre bureau? Pensez à quelqu’un qui a l’expérience dont vous avez besoin, ainsi que les compétences informatiques nécessaires pour nettoyer vos systèmes et former les autres lorsqu’ils sont bloqués.
- Adoptez un état d’esprit de bricolage. Votre bureau regorge d’équipements vulnérables à la réparation, et ces appels de service peuvent s’accumuler. Il peut y avoir des tâches simples de réparation et d’entretien pour lesquelles les techniciens d’équipement peuvent offrir une formation.
- Tirez le meilleur parti de la technologie. La dentisterie numérique n’est plus ce qu’elle était il y a 20 ans. Les outils et les flux de travail numériques ont considérablement progressé. Ces outils aident les cabinets dentaires à optimiser les soins aux patients et les résultats. Au lieu de résister à la courbe d’apprentissage qui pourrait venir avec les nouvelles technologies, adoptez-les en sachant qu’elles vous aideront à long terme. Si cela vous semble écrasant, trouvez un partenaire dentaire numérique qui offre une formation approfondie pour vous et votre personnel.
Réduction des frais généraux des cabinets dentaires
La répartition des frais généraux de votre cabinet dentaire est la clé pour réduire les coûts et améliorer les bénéfices et, par conséquent, la clé de la santé à long terme de votre cabinet. Ce n’est pas facile de gérer les coûts et les avantages de variables apparemment simples, mais si vous suivez les étapes ci-dessus (en utilisant les pourcentages comme indicateurs clés de performance) et que vous vous concentrez sur l’efficacité, les pourcentages de frais généraux de votre cabinet dentaire peuvent fonctionner pour vous.
Les coûts variables comme les fournitures et les coûts cachés à l’intérieur des fournitures (pensez au coût de l’expédition de matériel de laboratoire pour chaque patient) peuvent vous guider vers des solutions moins chères et plus efficaces. Une solution comme la numérisation intraorale de Dandy pourrait aider votre cabinet non seulement à réduire les temps d’attente et à améliorer le confort des patients, mais aussi à augmenter le bonheur des employés, une longue traîne qui augmente la rétention des patients et réduit l’attrition des employés. Cela peut être fait, et vous pouvez le faire – concentrez-vous simplement sur les coûts variables qui mènent à l’efficacité et au bonheur, et les profits suivront.
