Lorsqu’il s’agit de gérer un cabinet dentaire, la productivité est primordiale. Avec le bon fonctionnement de votre bureau, vous pouvez vous retrouver avec des patients plus heureux et des employés plus satisfaits, sans avoir d’impact négatif sur vos résultats.
Mais l’augmentation de la productivité ne se produit pas simplement à l’improviste. Il faut du temps et des efforts pour créer une pratique efficace. Heureusement, il existe plusieurs façons d’aborder cet objectif final.
Lorsque l’on explore ce qui peut augmenter l’efficacité de la pratique, tout se résume à travailler plus intelligemment, et non plus fort. Grâce à une technologie de pointe et à de nouvelles stratégies en milieu de travail, vous pouvez offrir une expérience patient plus fluide et plus rapide.
#1 Déplacer la prise de rendez-vous en ligne
De l’accueil des patients à la soumission des formulaires d’assurance, le personnel de votre bureau administratif a déjà d’innombrables responsabilités. C’est vrai même sans la tâche fastidieuse de passer et de prendre des appels au sujet de la planification.
Pour économiser du temps et de l’énergie aux employés et aux patients, envisagez de déplacer l’ensemble du processus en ligne.
De nos jours, il est facile d’ajouter une section de compte à votre site Web. En utilisant les services existants, vous pouvez donner à vos patients dentaires l’accès à un portail en ligne qui leur permet de prendre eux-mêmes des rendez-vous. Prendre des rendez-vous en ligne est un excellent moyen de gagner du temps au téléphone et à l’ordinateur, permettant à votre personnel de bureau de se concentrer sur d’autres tâches à accomplir.
#2 Utilisez l’automatisation pour confirmer les rendez-vous et éviter les annulations
Selon l’American Dental Association (ADA), le principal facteur empêchant les dentistes d’atteindre 100% de leur capacité est les annulations. Dans cette optique, l’élimination des annulations et des absences devrait être une priorité.
Bien sûr, certaines annulations sont inévitables. L’objectif est de pouvoir combler les rendez-vous annulés le plus rapidement possible. Pour ce faire, envoyez à vos patients plusieurs rappels de rendez-vous automatisés bien à l’avance. De cette façon, les patients peuvent vous informer des changements d’horaire suffisamment tôt pour que vous puissiez prendre un nouveau rendez-vous.
Voici une cadence idéale de rappel de rendez-vous :
- Un mois à l’avance
- Une semaine à l’avance
- 48 heures à l’avance
La meilleure façon d’envoyer un rappel de rendez-vous est généralement par message texte, car les textos ont un taux d’ouverture de 98%. Cependant, l’envoi de messages individuels prend autant de temps que les appels téléphoniques. Envisagez plutôt d’utiliser une plateforme de messagerie texte de masse pour programmer des rappels automatisés par SMS.
Dans l’ensemble, lorsque vous fournissez des rappels en temps opportun à vos patients actuels, y compris des documents sur les frais de non-présentation, vous pouvez encourager tout le monde à venir à l’heure.
#3 Rendez le processus d’admission numérique
Les nouveaux patients de votre cabinet doivent-ils s’asseoir et remplir un formulaire papier la première fois qu’ils entrent? Si c’est le cas, vous pourriez perdre du temps sur deux fronts.
Tout d’abord, il y a le temps supplémentaire qu’un patient passe à la réception à écrire ses coordonnées. Deuxièmement, il y a le temps qu’il faut au personnel de votre bureau pour saisir les dossiers des patients dans votre système.
Dans cette optique, vous voudrez peut-être acheter une tablette pour la réception qui permet aux patients de remplir un formulaire d’admission numérique. Vous pouvez également avoir votre formulaire d’admission disponible en ligne et encourager les patients à le remplir avant leur arrivée.
#4 Rationalisez vos opérations avec des solutions de dentisterie numérique
Lorsque vos patients atteignent le fauteuil, vous avez l’une des plus grandes occasions de gagner du temps et d’augmenter la productivité du cabinet dentaire. L’utilisation de la technologie dentaire numérique peut vous aider à réduire le temps passé au fauteuil lorsque vous optez pour des solutions numériques.
Prenons par exemple le processus de prise d’empreintes orales. L’approche traditionnelle du plateau et du mastic peut être désordonnée, longue et laborieuse. Si vous passez au numérique et utilisez un scanner intraoral à la place, vous pouvez gagner de précieuses minutes à chaque consultation.
Le résultat? Chaque dentiste pourrait voir deux ou trois patients potentiels de plus chaque jour. Il s’agit d’une augmentation massive des revenus potentiels.
Mieux encore, les empreintes numériques sont plus précises que leurs homologues de procédures dentaires traditionnelles, ce qui vous fait gagner du temps lors de vos allers-retours avec le laboratoire. Alors que le processus moyen d’ajustement des prothèses dentaires peut prendre quatre visites, les prothèses numériques peuvent réduire le processus à deux. Avec ces nouvelles avancées en dentisterie, le passage au numérique semble être une évidence.
#5 Simplifiez le processus de commande de matériel
Au-delà de l’obtention de l’empreinte, il y a aussi le processus de commande des prothèses dentaires ou des couronnes au laboratoire. Avec la numérisation numérique, vous pouvez dire adieu à la saisie manuelle de mesures ou à l’envoi de moules par la poste au laboratoire. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer des commandes instantanément.
Plus tôt une commande est envoyée, plus vite elle peut revenir et plus tôt vous pouvez revoir votre patient pour un ajustement.
De plus, comme les mesures du balayage vont directement au système de commande, vous éliminez la possibilité d’erreurs. Lorsque vous le faites correctement du premier coup, vous n’avez pas besoin de perdre du temps à le réparer.
#6 Offrez des rendez-vous de télédentisterie
En fin de compte, certaines visites n’ont pas besoin d’être en personne, et la technologie d’aujourd’hui rend possibles les consultations à distance.
Les télévisites peuvent éliminer les longues parties avant et après un rendez-vous chez le dentiste et passer directement à la section importante. Avec des rendez-vous plus courts dans l’ensemble, vous pouvez voir plus de patients en une journée.
En offrant des consultations vidéo pour certaines circonstances du patient, vous pouvez :
- Élargissez votre portée et voyez des patients non locaux
- Travaillez à distance et éliminez vos déplacements
- Libérez une chaise pour les rendez-vous en personne
#7 Automatisez le processus de facturation
Comme le processus d’admission, le processus de facturation doit être sans papier et automatique.
Il existe de nombreuses options de logiciels de facturation dentaire pour envoyer rapidement des relevés aux patients ou aux fournisseurs d’assurance. Les systèmes automatisés peuvent également réduire le temps nécessaire aux paiements, numériser les feuilles de calcul et les PDF pour trouver des données et remplir automatiquement les formulaires de demande.
Parce que la facturation peut être l’une des parties les plus chronophages de la journée de votre personnel administratif, la facturation automatisée ne vous fait pas seulement gagner du temps, elle peut également vous faire économiser de l’argent sur les salaires des employés.
#8 Améliorer la satisfaction des employés
Enfin, vous pouvez augmenter la productivité du cabinet dentaire en gardant le moral élevé. Bien traiter votre équipe dentaire peut vous aider à éviter les heures perdues en raison de l’épuisement professionnel et des jours de maladie des employés.
Pour découvrir des moyens d’améliorer la vie de vos employés, allez directement à la source et parlez-y. Découvrez ce dont ils ont besoin pour être plus heureux et plus productifs au travail. Les demandes typiques peuvent inclure :
- Systèmes améliorés
- Nouvel équipement ou mobilier de cabinet dentaire
- Horaires plus flexibles
- Régimes d’avantages sociaux différents ou meilleurs
- Augmentation des salaires
Augmentez la productivité de votre cabinet avec Dandy
Quelle que soit la signification d’une productivité accrue pour vous, une chose est sûre : plus chaque patient passe de temps dans votre clinique dentaire, moins vous pouvez voir de patients dentaires.
L’une des plus grandes occasions d’affecter le temps total des visites est la réduction du temps de chaise. Après tout, la majeure partie d’une visite chez le dentiste se déroule dans le fauteuil.
Vous cherchez des moyens d’accélérer les rendez-vous sans sacrifier la qualité de l’expérience? Ne cherchez pas plus loin que Dandy, le principal laboratoire dentaire numérique.
Lorsqu’il s’agit de développer votre pratique d’orthodontie, en mettant l’accent sur l’efficacité opérationnelle, notre plateforme vous aide à gagner du temps dans tous les aspects de l’expérience dentaire, de l’examen initial à la livraison de la commande. Que vous ayez besoin d’une protection de nuit numérique, d’une seule couronne ou d’un ensemble complet d’empreintes de prothèses dentaires, Dandy s’occupe de tout, vous laissant plus de temps pour voir plus de dents.
Commencez dès aujourd’hui ou apprenez-en plus sur le passage au numérique avec Dandy.
Sources :
Association dentaire américaine. IPP : Les horaires des cabinets dentaires étaient en moyenne remplis à 83% en février. https://www.ada.org/publications/ada-news/2022/march/hpi-dental-practice-schedules-were-on-average-83-full-in-february
Gartner. L’avenir des suivis des ventes : les messages texte. https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/the-future-of-sales-follow-ups-text-messages
Journal de l’American Dental Association. Scanners intraoraux. https://jada.ada.org/article/S0002-8177(21)00312-3/texte intégral
