Tout cabinet dentaire qui veut réussir doit avoir un directeur de bureau compétent à sa tête. Bien que vous puissiez embaucher n’importe qui avec la bonne expérience, la première règle proposée par Dandy est la suivante : embauchez pour le caractère, entraînez-vous pour les compétences.
Connaître les compétences
Les compétences que vous recherchez chez un gestionnaire de bureau sont aussi étendues que le domaine dentaire lui-même. Leurs responsabilités toucheront tous les aspects de votre pratique. Choisissez donc quelqu’un qui connaît la gestion, les finances, le service à la clientèle, le marketing et, bien sûr, l’administration. Pourtant, ils doivent toujours être le visage humain qui accueille les patients quotidiennement. C’est comme si votre gestionnaire de bureau devait avoir une expertise dans chaque domaine. Cependant, discutons de ce que l’on attend exactement d’un bon gestionnaire de cabinet dentaire.
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Directeurs de cabinets dentaires : que doivent-ils faire?
Comme tout gestionnaire, un gestionnaire de cabinet dentaire est présumé superviser l’ensemble de l’organisation d’un cabinet dentaire, en particulier les tâches administratives et les ressources humaines (RH). Ils sont la base pour que les dentistes puissent s’acquitter de leurs responsabilités. Les dentistes auront besoin d’eux pour superviser et déléguer les tâches à tous les membres du cabinet, à commencer par le personnel de la réception.
Les directeurs de bureau sont derrière la réception pour s’assurer que les patients sont accueillis chaleureusement. Ils doivent également connaître et expliquer les réponses aux questions sur tout, des horaires de rendez-vous, à la facturation et à l’assurance, aux plans de traitement et à l’acceptation des cas. En fin de compte, ils laissent les dentistes et les hygiénistes faire leur travail, c’est-à-dire se concentrer sur le patient.
Il n’est pas rare que les directeurs de cabinets dentaires soient également responsables de la paie des employés. Ils doivent être en mesure de créer des calendriers de paiement et de savoir comment un employé souhaite être payé, soit par dépôt direct, soit par chèques dispersés aux employés en personne.
Que font-ils tous les jours?
Les gestionnaires de cabinet dentaire sont les personnes de confiance qui ouvrent le cabinet du dentiste tous les jours. Ils doivent immédiatement examiner les rendez-vous pour ce jour-là et être prêts à en discuter avec le dentiste et le personnel.
Les directeurs de cabinets dentaires rencontreront et accueilleront probablement les patients, les fournisseurs ou leurs représentants et le personnel de livraison au début de la journée. Ils peuvent avoir à s’asseoir avec les patients pour les aider à remplir des formulaires et à entrer les renseignements requis sur le patient et l’assurance dans les ordinateurs. Ils sont souvent chargés d’établir des plans de paiement pour les services ou d’orienter le patient vers les financiers dentaires tiers appropriés.
Les directeurs de bureau supervisent les employés et le bureau lui-même. Les fournitures dentaires et de bureau n’apparaissent pas comme par magie. Le gestionnaire est responsable de maintenir l’inventaire, de connaître l’état de la livraison et de passer les commandes au besoin. Il y a aussi les outils et l’équipement de cabinet dentaire utilisés par les dentistes et les hygiénistes qui doivent être entretenus, remplacés, mis à niveau et réparés au besoin.
Les gestionnaires de cabinets dentaires sont la voix du cabinet. Ils doivent déterminer la meilleure façon de communiquer avec le personnel du bureau. Les réunions régulières du personnel ne devraient pas être un défi pour eux. Les gestionnaires doivent les rendre amusants et encourageants. Il y a aussi la question des horaires de travail. Cela signifie comprendre quels membres du personnel seront prévus sur des périodes sélectionnées et discuter avec eux de leurs besoins en matière de congés. Enfin, la plupart des bureaux ont des événements prévus toute l’année. Le directeur du cabinet dentaire veille à ce que ces événements se déroulent sans heurts et peut même trouver des idées à décorer ou à célébrer dans le bureau.
Sont-ils qualifiés?
Tous les directeurs de cabinets dentaires ont besoin d’une expérience ou d’une compétence en leadership. Leur expérience de travail devrait avoir de solides antécédents en matière de communication et de gestion des conflits. S’il n’a jamais occupé ce poste auparavant, pensez à quelqu’un qui a déjà occupé un poste dans le domaine des relations avec la clientèle afin qu’il soit prêt à gérer les problèmes avec les patients ou le personnel au cas où ils surviendraient. Il y a aussi une réceptionniste dentaire ou une assistante dentaire enthousiaste et expérimentée à considérer. Parfois, avoir une formation dentaire donne à votre directeur de cabinet un avantage pour comprendre les besoins du cabinet. Rappelez-vous, cependant, que vous pouvez vous entraîner à l’habileté, mais vous ne pouvez pas remplacer le bon caractère.
Ce ne sont pas les seules compétences en leadership qu’ils devraient posséder. Évaluez-les pour voir s’ils sont des motivations naturelles. Les gestionnaires de cabinets dentaires doivent s’entendre avec tous les membres du personnel et donner le ton et l’exemple d’une pratique axée sur la culture. Ils doivent également avoir la capacité de superviser et de coordonner les procédures quotidiennes en douceur, en connaissant les horaires quotidiens du médecin et du patient. Enfin, ce doivent être des personnes qui n’ont pas peur de retrousser leurs manches et de se salir les mains. Ils ne peuvent pas être le genre de personne qui se dérobent à leurs responsabilités, mais qui sont heureux de prendre le relais au besoin.
Les compétences organisationnelles sont indispensables pour les personnes qui occupent ce poste. Ils doivent comprendre les systèmes de classement établis ou avoir la capacité d’en créer de nouveaux. Puisqu’ils sont responsables du bon fonctionnement de votre bureau, ils doivent être très conscients des lois sur la protection de la vie privée et des normes de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). De plus, les règlements de sécurité devraient faire partie de leur répertoire, car ils garantiront que toutes les normes de conformité sont à jour, comme les règlements de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Ils doivent être bien informés et conserver les documents nécessaires classés en temps opportun. S’ils voient quelque chose qui ne va pas, ils doivent avoir une personnalité affirmée pour le signaler, l’appliquer et congédier tout employé qui ne veut pas se conformer à ces règles.
Une grande partie du temps d’un gestionnaire de cabinet dentaire sera passée derrière l’écran d’ordinateur. Cela signifie qu’ils doivent avoir une relation de travail confortable avec les ordinateurs et les logiciels connexes pour la planification, la correspondance avec les fournisseurs et les patients, et toutes les transactions financières.
Exigences en matière d’études, de formation et d’expérience
Il faut s’attendre à ce que tout directeur de cabinet dentaire ait un diplôme d’études secondaires ou un GED. Cependant, il n’est pas rare que les candidats soient titulaires d’un diplôme d’associé ou d’un baccalauréat. Néanmoins, ne vous laissez pas décourager par une personne compétente qui apporte des années d’expérience en milieu de travail, mais qui n’a pas de diplôme ou de grade. Le mentorat et la formation en cours d’emploi doivent également être pris en considération. La formation comme les logiciels de pratique et la certification, les séminaires locaux sur les meilleures pratiques et procédures, ou tout ce qui peut améliorer les soins aux patients de votre cabinet est un bonus.
L’American Association of Dental Management est une organisation qui offre des cours en ligne avec une formation en ligne pour le nouveau gestionnaire, des cours sur la gestion des membres de l’équipe, les RH et la conformité, et bien d’autres sujets pertinents. Ils offrent également une formation exclusive dispensée par des chefs de file de l’industrie. Une autre organisation, connue sous le nom de DALE Foundation, offre des cours de certification en gestion de cabinet dentaire à tous ceux qui souhaitent faire la transition vers le domaine. Ces cours comprennent des sujets tels que les principes fondamentaux des RH, les rapports financiers et la gestion des comptes, et HIPAA 101 pour les membres de l’équipe dentaire. Recherchez ces certifications sur le curriculum vitae de votre candidat.
Qui est le patron?
En fin de compte, chaque directeur de cabinet dentaire doit rendre des comptes à une autorité supérieure, le dentiste en chef. Ce dentiste peut être propriétaire ou faire partie d’une franchise ou d’une chaîne. Quoi qu’il en soit, ce sont eux dont le nom est sur la porte. Chaque directeur de cabinet dentaire doit relever du dentiste en chef et avoir une bonne relation de travail. Ensemble, ils seront responsables de l’embauche de membres du personnel, de l’aide aux relations avec les patients et de l’embauche d’achats importants. Ils peuvent également aider à trouver de nouvelles idées de marketing, composer des publicités en ligne ou aider à concevoir un site Web, et maintenir les médias sociaux pour le cabinet.
Le directeur du cabinet dentaire est le bras droit du dentiste en chef. Ils sont les créateurs de la culture de bureau et sont là pour faire le travail. Bien qu’il soit toujours bon d’avoir une expérience de travail, n’ayez pas peur de rechercher les qualités qui s’intègrent et ajoutent à votre écosystème. Examinez leur curriculum vitae, parlez aux références, mais optez toujours pour une attitude positive. Ce sont les personnes que vous voulez diriger votre cabinet pendant que vous êtes avec le patient.
