Si vous êtes propriétaire, exploitant ou associé à un cabinet dentaire, vous êtes responsable à la fois de la santé de vos patients et de votre entreprise. En dentisterie, comme dans toute autre industrie, le succès est synonyme de croissance. Mais vous n’êtes pas allé à l’école de commerce – comment êtes-vous censé savoir ce qui constitue exactement la croissance de la pratique, et encore moins comment la faciliter?
Les indicateurs clés de performance sont des mesures indiquant l’efficacité d’une entreprise ou d’une organisation à atteindre ses objectifs. Les indicateurs clés de performance aident à brosser un tableau de la santé globale de l’entreprise et du rôle de ses composantes distinctes, donnant au propriétaire ou au dirigeant une base concrète pour élaborer une stratégie continue. Les IRC peuvent être différents selon le secteur d’activité, les objectifs spécifiques et les risques/opportunités d’une entreprise. Les IRC pour les cabinets dentaires peuvent être suivis et représentés visuellement à l’aide d’un tableau de bord des IRC dentaires. En identifiant et en surveillant les indicateurs clés de performance essentiels des cabinets dentaires, vous pouvez commencer à atténuer les défis à la croissance et à accélérer les progrès vers vos objectifs.
Vous trouverez ci-dessous une liste de six indicateurs clés de performance essentiels que vous devriez appliquer à votre propre cabinet. Que vous ayez l’ambition d’élargir votre clientèle, d’accroître la notoriété de votre marque, de pénétrer de nouveaux marchés, de diversifier votre offre de produits et/ou de services, ou une combinaison de ces objectifs, même si vous voulez simplement rationaliser l’efficacité globale de votre entreprise, les indicateurs clés de performance ouvrent la voie à l’avenir.
Nombre de patients actifs
Le nombre de patients actuellement programmés pour un rendez-vous est une mesure dentaire essentielle qui devrait être au centre de votre tableau de bord des KPI dentaires, quotidiennement. En analysant vos chiffres annuels de production et de collecte et en les divisant par le nombre de patients actifs , vous pouvez calculer la valeur moyenne de chacun. Cela permettra de clarifier pourquoi la rétention des patients dentaires est le fondement de votre cabinet, à quel point chaque cas d’attrition est dommageable pour votre entreprise et pourquoi tout patient de votre liste sans rendez-vous prévu représente une perte potentielle.
Étant donné que le coût d’acquisition de nouveaux patients se situe entre 150 $ et 300 $, il est important de maximiser votre écurie existante. Idéalement, la croissance signifierait que 98% des patients sont programmés en tout temps, mais un objectif pratique de 95% donnera toujours des résultats positifs. Vous pouvez commencer à vous familiariser avec ce chiffre en :
- Suivi minutieux des patients en retard par rapport aux patients inactifs et actifs
- Planifier de manière proactive chaque patient pour éviter l’inactivité (planifier une prochaine visite avant qu’un patient n’ait quitté son rendez-vous actuel)
- Utiliser plusieurs canaux de communication pour la sensibilisation, c’est-à-dire les envois postaux, les courriels, les messages textes, les appels téléphoniques, etc.
Après cet effort, vous pouvez comparer le nombre de patients contactés quotidiennement à ceux qui ont été réactivés, c’est-à-dire qui prennent rendez-vous et se présentent à des rendez-vous après une période de dormance. Suivre de près les méthodes de contact qui fonctionnent le mieux peut également vous aider à utiliser les ressources plus efficacement. Vous devriez viser à réactiver 85% des patients inactifs. Il convient également de noter que les patients inactifs ne réfèrent pas leurs amis et leur famille à votre cabinet; Faire un travail exceptionnel avec un plus grand nombre de patients est la forme de publicité la plus économe pour votre pratique.
Acceptation du cas
L’acceptation des cas est une mesure dentaire essentielle car elle a un impact direct sur la production, les revenus, la collecte et les profits. Les moyennes nationales indiquent des taux d’acceptation des cas de 50 à 60% pour les patients établis et de 25 à 35% pour les nouveaux patients. Vous voulez voir ces petites lignes ondulées sur votre tableau de bord des KPI dentaires bondir en doublant les taux d’acceptation des cas pour les nouveaux patients et en augmentant les patients actuels jusqu’à 85 à 90%. Cela peut sembler intimidant, mais heureusement, la plupart des outils dont vous avez besoin pour faciliter un changement significatif ne coûtent rien de plus qu’un effort concerté.
Si les données montrent que 85% des cas acceptés étaient principalement dus à la réponse émotionnelle des patients, il est clair que le succès de cette entreprise va directement à une communication claire, à la manière au chevet du patient et à la confiance.
Dandy a des stratégies approfondies pour augmenter l’acceptation des cas dentaires, mais en bref, vous devriez viser à :
- Encourager la participation du patient à son traitement
- Offrez des explications détaillées pour chaque étape du traitement
- Utilisez un langage simplifié
- Utilisez des aides visuelles (comme un scan de bien-être) pour aider à édifier vos patients
- Abordez chaque cas avec empathie
- Motivez votre équipe à donner la priorité à l’acceptation des cas
La création d’un environnement centré sur le patient est cruciale, car le confort et la confiance du patient ont des effets mesurables sur vos résultats. Le suivi de cette mesure dentaire à l’aide d’un tableau de bord KPI dentaire favorisera l’efficacité du traitement en vous permettant de travailler dans les limites des coûts de production, des budgets des patients et des obligations d’assurance pour maximiser les opportunités.
Il convient également de noter que les données montrent que l’acceptation des cas et la satisfaction globale des patients sont positivement corrélées à l’utilisation d’aides visuelles et à l’adoption de nouvelles technologies. De nombreux dentistes ont signalé l’effet démontrable du facteur « wow » de présenter aux patients des scans numériques et des modèles 3D créés avec un scanner intraoral. Les patients qui publient des examens avant/après montrant des résultats positifs sont une forme de publicité intelligente et gratuite, surtout si votre cabinet a un compte @ ou tag.
Production
La production est largement considérée comme un indicateur clé de performance fondamental de la pratique dentaire, servant de mesure importante de la santé de l’entreprise en soi, mais aussi de moyen de mesurer d’autres indicateurs clés de performance. La production est définie comme la somme d’argent moyenne qu’un cabinet dentaire prévoit recevoir au cours d’une période donnée.
Votre KPI de production pour la pratique dentaire peut être classé en différentes sous-catégories, y compris la production par hygiéniste, dentiste, patient et dans des plages de dates spécifiques, chacune fournissant des informations précieuses sur différents aspects de la performance de la pratique. Ces divisions peuvent vous aider à cibler les domaines à améliorer, mais elles peuvent également vous aider avec d’autres analyses importantes, comme la réduction des frais généraux ou le calcul des revenus.
De plus, différents facteurs tels que l’assurance ou la société de pratique rendront le calcul de votre production différent des autres cabinets. Déterminer, comprendre et améliorer cette mesure dentaire est essentiel pour améliorer la croissance de la pratique; Il existe peu d’autres façons de quantifier la valeur de différents aspects de votre entreprise.
Revenus
Bien que son utilité en tant qu’IRC soit fondamentale, il n’existe pas de définition unique des revenus. La mesure peut être définie de différentes façons pour un effet similaire, pour différentes raisons selon un certain nombre de variables. Certaines pratiques trouvent utile d’assimiler les revenus à la production globale totale, tandis que d’autres considèrent les revenus comme des recouvrements ou des paiements reçus. Il peut être utile de considérer les revenus comme essentiellement tous les revenus que votre cabinet gagne avant déduction des dépenses. Mais les revenus ne doivent pas être considérés comme un seul numéro avec un seul référent fixe; Il existe quatre principales sources de revenus de cabinets dentaires à suivre sur votre tableau de bord des KPI dentaires :
- Paiements aux clients
- Paiements d’assurance
- Intérêts sur le passif
- Remboursements
De nombreux facteurs peuvent avoir une incidence importante sur le fait que les revenus jouent dans le calcul de votre entreprise, en particulier aux fins de l’établissement d’objectifs; Le financement des patients, l’assurance et la façon dont vous avez décidé de classer les revenus eux-mêmes jouent tous un rôle. Quelle que soit la définition des revenus de votre cabinet, gardez à l’esprit deux considérations essentielles : les revenus reflètent le revenu total généré par les activités principales de votre cabinet et ne déduisent pas les coûts ou les dépenses associés à l’exploitation de l’entreprise.
Bénéfice
Le suivi des bénéfices est, sans surprise, un indicateur clé de performance essentiel à suivre. Le bénéfice ou le revenu net ou votre résultat net peut simplement être défini comme le revenu total après les dépenses. De nombreux facteurs complexes affecteront votre calcul de profit. Considérez la vieille châtaigne paradoxale mais néanmoins exacte : « Vous devez dépenser de l’argent pour gagner de l’argent ». Une bonne compréhension des facteurs qui influencent exactement vos résultats et leur utilité globale guideront la prise de décisions intelligentes, c’est-à-dire l’investissement dans une nouvelle technologie qui augmente l’efficacité et qui est rentable, augmente les profits et augmente la valeur de votre cabinet. Toute décision d’affaires devrait, à la base, viser à améliorer vos résultats.
Frais généraux
Les frais généraux sont toutes les dépenses engagées dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise et constituent l’un des principaux indicateurs clés de performance qui doivent être surveillés de près. En fait, la réduction des frais généraux peut avoir un impact positif similaire sur votre entreprise que l’augmentation des profits. Sur votre tableau de bord des IRC dentaires, vous devez classer les frais généraux en deux types :
Les frais généraux fixes sont toute dépense qui n’est pas sujette à changement d’un mois à l’autre. L’ADA suggère de limiter les frais généraux fixes à 4 à 7% de la production totale. Voici des exemples de frais généraux fixes :
- Loyer
- Salaires du personnel
- Impôts
- Assurance
Les frais généraux variables sont toute dépense qui peut varier en fonction de l’activité de l’entreprise. La fourchette recommandée par l’ADA est de 45 à 55% de la production totale. Voici des exemples de frais généraux variables :
- Fournitures de bureau et dentaires
- Coûts de commercialisation
- Frais d’expédition et de logistique
- Frais de laboratoire
Les frais généraux fixes sont difficiles à modifier, à inverser ou à réduire, ce qui exerce une pression constante sur la performance de l’entreprise, surtout si l’on considère que les frais généraux médians de la pratique dentaire représentent 75% des recouvrements. Diviser les frais généraux en sous-catégories, c’est-à-dire les salaires, l’équipement, les investissements, peut vous aider à les suivre et à les contrôler. Une pratique essentielle pour réduire les frais généraux est l’analyse comparative, c’est-à-dire la comparaison de vos dépenses mensuelles ou trimestrielles avec des périodes égales précédentes afin d’obtenir des informations précieuses.
Comment suivre les indicateurs clés de performance des cabinets dentaires
Les indicateurs clés de performance pour un cabinet dentaire sont indispensables. Le suivi de la santé et du succès de votre entreprise aide à la prise de décisions stratégiques et facilite la croissance; Une entreprise saine est bonne, mais une entreprise prospère est meilleure. Que vous suiviez l’activité des patients, les taux d’acceptation des cas, la production, les revenus, les bénéfices ou les frais généraux, les indicateurs clés de performance fournissent des informations indispensables, vous permettant d’évaluer le rendement de votre cabinet et d’identifier les domaines à améliorer. En utilisant des indicateurs clés de performance dentaires pour visualiser ces mesures et fixer des objectifs clairs, vous pouvez rationaliser efficacement les opérations, maximiser la rentabilité et, surtout, améliorer la qualité de l’expérience et des soins de vos patients.
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