Il est peu probable que vous trouviez un cabinet dentaire prospère et prospère qui souffre de désorganisation. Que votre entreprise en soit à sa première ou à sa trentième année, la gestion d’un cabinet est un travail difficile, et l’efficacité et les marges qui définissent le succès dépendent d’opérations propres, simples et organisées.
L’augmentation de l’efficacité de la pratique, la satisfaction des patients et vos résultats peuvent tous bénéficier d’un doublement de l’ordre de votre entreposage et de vos processus. Ainsi, bien que l’organisation du bureau soit un défi (souvent très frustrant), c’est un élément crucial d’une pratique dentaire réussie.
Avantages d’un cabinet dentaire organisé
Le bureau est à la fois le centre névralgique et le corps opérationnel de votre pratique. En une seule visite, vous pouvez être responsable de l’entreposage de tout ce qui concerne le patient – dossiers, impressions, données, dossiers – ainsi que d’avoir l’espace et le temps nécessaires pour le déplacer à l’intérieur et à l’extérieur, nettoyer l’équipement et les outils, et traiter ses visites. Vous devez vous nettoyer les dents et percevoir le paiement, et vous devez stocker les radiographies et prendre de nouveaux rendez-vous.
L’amélioration de l’organisation améliore tous les exemples ci-dessus, mais elle peut aussi augmenter :
- Satisfaction des patients – Les patients recherchent des visites fluides et efficaces, et des temps d’attente plus longs (un sous-produit courant d’une mauvaise organisation) peuvent avoir un impact sur l’expérience des patients.
- Efficacité – Plus votre organisation est bonne, plus vous pouvez fonctionner efficacement. Même quelque chose d’aussi simple que de déplacer vos instruments au fauteuil en même temps peut réduire votre temps d’opération par patient, libérant ainsi du temps pour aider plus de personnes.
- Profits – Les patients satisfaits deviennent des clients réguliers. Des cabinets dentaires efficaces voient plus de patients en une journée. L’organisation peut faciliter les deux, ce qui augmente deux fois vos résultats.
De plus, une bonne organisation améliore notre perception positive des espaces. Une étude publiée en 2016 dans le Journal of Environmental Psychology a révélé que l’encombrement a un impact négatif sur notre confort. Dans un climat où plus du tiers des patients ont peur des soins dentaires, les cabinets doivent tout mettre en œuvre pour que les patients se sentent en sécurité et chez eux. L’anxiété d’un patient nerveux peut souvent être atténuée au moins en partie par la présence d’une expérience professionnelle, propre et fluide.
4 idées pour stimuler l’organisation et la productivité
L’équipement et les outils doivent être transportés, nettoyés, entreposés et déplacés dans le bureau pour chaque patient. En les gardant bien organisés, vous pouvez garder votre pratique sur la bonne voie :
#1 Étiquetez tout
Si vous recherchez une efficacité maximale, il est temps de dépoussiérer l’étiqueteuse. L’étiquetage des instruments, du matériel et des bacs peut aider tout le monde dans votre bureau à trouver rapidement les outils dont il a besoin. Envisagez d’étiqueter :
- Instruments individuels – Un ruban qui change de couleur après la stérilisation peut vous aider à séparer facilement les outils propres.
- Étagères et casiers – un détartreur étiqueté est inutile s’il ne trouve pas le chemin de la maison. Envisagez d’ajouter des étiquettes aux zones de rangement correspondantes de chaque outil.
- « Trousses » de procédures – La création de bacs dédiés, étiquetés et préchargés avec tous les outils dont vous avez besoin pour toute procédure dentaire courante (par exemple, nettoyage, obturations ou empreintes) peut accélérer votre temps de préparation entre les patients. Votre hygiéniste ou votre assistant peut simplement prendre sa trousse appropriée et entrer.
Rendre les articles plus rapides et plus faciles à trouver peut limiter le temps passé au crible dans le placard de fournitures dentaires. Au cours d’une journée, de petits hoquets et retards s’accumulent. À l’inverse, le temps économisé grâce à l’organisation s’additionne également : les dentistes et leur personnel ont parfois un moment pour réinitialiser les patients et les procédures et améliorer considérablement l’expérience du patient.
#2 Révisez votre entreposage
Tout dans votre bureau a peut-être sa place, mais cet endroit a-t-il du sens?
Si les articles débordent de leur emplacement assigné chaque fois que vous recevez un envoi de fournitures dentaires, ou si plusieurs articles doivent vivre dans les mêmes casiers, il est peut-être temps de réviser l’aire d’entreposage.
Organisez votre salle d’approvisionnement, vos stations d’intervention, vos salles de traitement et votre salle de stérilisation comme vous organiseriez votre cuisine. Placer les tasses dans l’armoire juste au-dessus de la cafetière est tout à fait logique : adoptez la même approche lorsque vous trouvez une maison pour vos matériaux.
- Regrouper les articles similaires (ou couramment utilisés en tandem)
- Assurez-vous que tout votre stock peut tenir au même endroit (les articles ne doivent pas déborder)
- « Décanter » les petits matériaux des boîtes de livraison dans des contenants plus petits pour économiser de l’espace
#3 Optimisez votre zone de stérilisation
Bien que votre zone de stérilisation soit, espérons-le, hygiénique, elle peut ne pas être efficace. Envisagez de séparer votre espace de stérilisation en quelques quadrants distincts, un pour chacun :
- Instruments d’hygiène
- Outils dentaires
- Produits pour les patients
- Cas de laboratoire
Facilitez au maximum l’identification des instruments sales et propres et simplifiez le processus de stérilisation. Passer les outils dans l’autoclave plusieurs fois parce que vous n’êtes pas sûr qu’ils soient propres peut ralentir considérablement votre journée de travail et introduire une frustration inutile.
#4 Profitez de la dentisterie numérique
Les cabinets de dentisterie analogique prennent du temps et entraînent plus d’encombrement dans votre espace de travail ou vos espaces de rangement :
- Prendre des empreintes physiques prend du temps (et est inconfortable pour les patients).
- Les fournisseurs doivent attendre que les empreintes physiques arrivent dans un laboratoire dentaire.
- Les techniciens de laboratoire doivent transformer les empreintes physiques en images numériques afin de fabriquer des implants et d’autres produits.
De nombreuses avancées en dentisterie existent pour raccourcir ces délais d’exécution, en particulier les scanners intraoraux, les technologies dentaires CAD/CAM et les imprimantes 3D. Et tous ces outils sont à la disposition des dentistes d’aujourd’hui. Pour l’efficacité de la planification et la réduction de la quantité de fournitures disponibles, la dentisterie numérique est l’un des efforts organisationnels les plus importants que les dentistes puissent entreprendre.
Bien que vous n’ayez pas besoin de vous lancer immédiatement dans la dentisterie numérique de bout en bout, envisagez de mettre en œuvre l’un des outils numériques de Dandy ci-dessus pour accélérer les flux de travail, augmenter l’efficacité et réduire les coûts.
Rationalisez les opérations avec la solution dentaire numérique de bout en bout de Dandy
Dandy est une question d’efficacité – c’est pourquoi nous aidons les cabinets dentaires à passer à l’ère numérique grâce à nos solutions de laboratoire dentaire de bout en bout. Nous offrons des scanners intraoraux, des logiciels de CAO/FAO, des outils d’impression 3D, ainsi que la formation et le soutien dont le personnel de votre cabinet dentaire a besoin pour les utiliser efficacement.
Nous pouvons essentiellement rendre votre bureau plus efficace (et moins encombré) en peu de temps grâce à nos outils conviviaux, à notre technologie et à notre service à la clientèle, qui se combinent pour obtenir de meilleurs résultats pour votre pratique. Apprenez-en plus sur le passage au numérique avec Dandy dès aujourd’hui.
Sources :
Journal d’hygiène dentaire. Les temps d’attente dans les cabinets dentaires ont-ils une incidence sur la satisfaction des patients et les évaluations de la relation patient-fournisseur? Une étude quasi-expérimentale. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/27340187/
Journal de psychologie environnementale. Le côté sombre de la maison : évaluer le « désordre » de la possession sur le bien-être subjectif. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494416300159?via%3Dihub
Clinique Cleveland. Dentophobie. https://my.clevelandclinic.org/health/diseases/22594-dentophobia-fear-of-dentists
